Почему система управления документами необходима для вашей организации
Вы сидите за столом, и неожиданно приходит электронное письмо от вашего начальника с запросом на последнюю версию важного документа. Он ему срочно нужен для встречи.
Главное без паники, вы уверены, что легко найдете его в общей папке с документами вашей компании. Вы думаете, что он лежит в папке вашего отдела. Заходите туда и неудача, его там нет.
Без проблем, вы просто используете поисковую строку, чтобы найти документ. Вы вводите запрос и получаете множество документов, подходящих под него. Но вы видите, что ни один из них не является тем, который вы ищите.
Вам опять звонит начальник, так как он опаздывает на собрание и документ нужен очень срочно. Вот теперь можно паниковать.
Мы все были в такой ситуации, когда мы думаем, что организовали «общую» систему папок, но документы теряются. Причиной этого может быть отсутствие желания или времени на поддержание порядка в папках с документами. Или плохая организация структуры папок. Или забывчивость вас и ваших коллег при добавлении новых версий документов в общие папки. Все это негативно сказывается на вашей работе и продуктивности.
К счастью, есть способ решить все эти проблемы — это внедрение системы управления документами. Такая система позволяет организации создавать, редактировать и хранить документы в одном, центральном месте. Система может быть размещена на внутреннем сервере компании или в облаке.
Система управления документами имеет множество преимуществ, которые максимизируют продуктивность организации. Вот пять причин, почему вашей организации нужна система управления документами:
1) Увеличение сотрудничества и взаимодействия
Наличие системы управления электронными документами позволяет организовать быстрое и простое взаимодействие между сотрудниками. Особенно если они находятся в различных городах и странах. Имея быстрый доступ к документам и возможность передавать их через Интернет, пользователи могут без трудностей работать вместе над одним проектом. С помощью системы комментариев пользователи могут обсуждать и согласовывать любые документы, находясь за сотни километров друг от друга.
2) Контролирование версий документа
Для больших организаций обновление документов и хранение информации обо всех изменениях часто может стать существенной проблемой. Многие компании именно по этой причине переходят на систему управления документами. Имея программное обеспечение для управления документами, проще отслеживать изменения в документах и хранить их обновления. Пользователи могут просто загрузить документ, потом его новую версию, потом еще одну. При этом по умолчанию им будет доступна самая свежая версия, а все предыдущие будут открываться в два клика.
3) Сокращение временных затрат
Вы когда-нибудь слышали фразу «время — деньги»? Если мы вернемся к нашему сценарию в начале статьи, то окажется, что нахождение нужного документа требует много времени. Для компании это вытекает в лишние минуты и часы. А потенциальные ошибки, если был найден неправильный документ, могут привести к существенным денежным потерям.
Организовав все документы и внеся их в систему управления документами вашей компании, вы сможете находить нужную информацию легко и быстро. Документ теперь находится в пару кликов и вы всегда получаете самую актуальную версию. Вы можете добавить быстрые ссылки на популярные или важные документы в вашем личном пространстве системы управления документами. Это сделает поиск еще быстрее.
4) Упрощение доступа
Все больше и больше людей работают из дома или начинают свой трудовой день пока добираются на работ. А значит необходимо, чтобы у них был доступ к хранилищу документов, когда они не в офисе. Некоторые могут возразить, что это легко делается с бумажными документами. Но все еще есть шанс, что на полпути вы поймете, что распечатку в офисе.
Когда все документы загружены в онлайн систему управления, они доступны из любого места. Это делает вас более эффективным, сокращает время на поиск документов и экономит нервы. Кроме того, система управления доступна на мобильных устройствах, а значит доступ к документам становится еще более простым.
5) Увеличение продуктивности
Загрузка, редактирование, отслеживание и передача документов занимает в два раза меньше времени с системой управления электронными документами. Как следствие, работники становятся более продуктивными и эффективными. Время, потраченное на поиск документов и опрос коллег, теперь может быть использовано, чтобы сделать больше работы.
Онлай система управления документами дает компании возможность хранить все ее документы в цифровом формате в специальном месте. Доступ к хранилищу может быть настроен с любого компьютера сети Интернет.