Уроки по работе с Microsoft Visio. Первое занятие

Общие сведения о приложении Microsoft Visio 2010

Microsoft Visio 2010 — это приложение для создания диаграмм и схем, помогающее визуализировать, исследовать и распространять сложные данные. В Microsoft Visio сложные для понимания таблицы и текст можно преобразовать в наглядные доступные схемы.

Поиск и применение шаблона

В Microsoft Visio 2010 можно использовать встроенные шаблоны, создавать собственные и искать подходящие шаблоны на веб-сайте Office.com. На сайте Office.com представлен широкий набор популярных шаблонов Microsoft Visio, включая схемы процессов, схемы сетей и планы этажей зданий.

1. На вкладке Файл выберите команду Создать.
2. В разделе Выберите шаблон выполните одно из указанных ниже действий.
   • Чтобы использовать один из встроенных шаблонов, в разделе Категории шаблонов выберите нужную категорию и шаблон, а затем нажмите кнопку Создать.
   • Чтобы повторно использовать шаблон, выберите его в разделе Последние использовавшиеся шаблоны и нажмите кнопку Создать.
   • Чтобы использовать ранее созданный шаблон, в разделе Другие способы приступить к работе выберите пункт Из существующего документа, перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Создать новый.
   • Чтобы найти шаблон на сайте Office.com, в разделе Другие способы приступить к работе выберите пункт Шаблоны Office.com, затем — нужный шаблон и нажмите кнопку Загрузить, чтобы загрузить шаблон с сайта Office.com на компьютер.

Задание 1

1. Откройте Microsoft Visio 2010 (Пуск — Все программы — Microsoft Office — Microsoft Visio 2010).
2. Создайте документ на основе шаблона Простая схема. Для этого:
   • В разделе Категории шаблонов щелкните категорию Общие.
   • В выбранной категории щелкните шаблон Простая схема.
   • Нажмите кнопку Создать. 
3. Закройте созданный документ.
4. Создайте документ на основе шаблона Office.com Карта проблем. Для этого:
   • На вкладке Файл щелкните Создать.
   • В разделе Другие способы приступить к работе щелкните пункт Шаблоны Office.com.
   • В поле Поиск шаблонов на Office.com впишите текст для поиска «схемы» и щелкните кнопку Начать поиск (см. Рис. 1.1).
     Рис. 1.1. Поиск шаблона Office.com
   • Среди найденных шаблонов щелкните Карта проблем.
   • Нажмите кнопку Загрузить. 
5. Закройте созданный документ.
6. Создайте документ на основе недавно использовавшего шаблона Простая схема. Для этого:
   • На вкладке Файл щелкните Создать.
   • В разделе Последние использовавшиеся шаблоны щелкните шаблон Простая схема.
   • Нажмите кнопку Создать. 
7. Закройте созданный документ. 

1. На вкладке Файл выберите Создать.
2. В разделе Выберите шаблон в группе Другие способы приступить к работе выберите вариант Новый документ.
3. Нажмите кнопку Создать. 

Когда откроется шаблон схемы, большая часть пространства будет занята пустой страницей схемы. Рядом будет находиться окно Фигуры, содержащее различные наборы элементов с фигурами (см. Рис. 1.2).

Наборы элементов можно отличить по названиям в верхней части окна Фигуры; возможно, чтобы просмотреть все наборы элементов, нужно будет прокрутить область названий. Если щелкнуть название набора элементов, фигуры из этого набора появятся в области ниже.

Для добавления набора элементов в окно Фигуры выполните действия.

1. В окне Фигуры щелкните Дополнительные фигуры.
2. В открывшемся списке наведите мышь на название категории нужного набора элементов, затем щелкните название набора элементов. 

Выбранный набор элементов появится в окне Фигуры.

Задание 2

1. Создайте новый документ. Для этого:
   • На вкладке Файл выберите Создать.
   • В разделе Другие способы приступить к работе щелкните Новый документ.
   • Нажмите кнопку Создать. 
2. Отобразите в окне Фигуры следующие наборы элементов: Фигуры схемы аудита; Общие блоки; Простые фигуры; Фигуры временной шкалы. Для этого выполните действия:
   • В окне Фигуры щелкните Дополнительные фигуры.
   • В открывшемся списке наведите мышь на название категории нужного набора элементов, затем щелкните название набора элементов:
     • Бизнес — Бизнес-процесс — Фигуры схемы аудита;
     • Общие — Общие блоки;
     • Общие — Простые фигуры;
     • Расписания — Фигуры временной шкалы.  
3. Просмотрите фигуры каждого набора элементов. Для этого в окне Фигуры щелкните название набора и просмотрите список фигур.
4. Измените вид отображения фигур набора Фигуры схемы аудита на Значки и данные. Для этого:
   • Щелкните называние набора Фигуры схемы аудита правой кнопкой мыши.
   • В открывшемся контекстном меню выберите Вид — Значки и данные. 
5. Закройте наборы элементов Фигуры временной шкалы и Блоки. Для этого:
   • Щелкните название набора правой кнопкой мыши.
   • В открывшемся контекстном меню выберите Закрыть.

Добавление фигуры на схему

1. В окне Фигуры щелкните нужную фигуру, удерживайте нажатой кнопку мыши.
2. Перетащите фигуру на страницу схемы.

Задание 3

1. Перетащите на страницу схемы фигуры (см. Рис. 1.3):
   • Оконченная фигура (набор элементов Фигуры схемы аудита);
   • Прямоугольник (набор элементов Экспресс-фигуры);
   • Ручной ввод (набор элементов Фигуры схемы аудита);
   
   Рис. 1.3. Добавление фигуры на схему
2. Уменьшите размеры прямоугольника, используя размерные маркеры (см. Рис. 1.4).
   Рис. 1.4. Изменение размера фигуры
3. Измените цвет заливки прямоугольника на белый. Для этого:
   • Выделите прямоугольник (щелкните по нему левой клавишей мыши).
   • На вкладке Главная в группе Фигура щелкните кнопку со списком Заливка.
   • В открывшемся списке вариантов заливок выберите белый цвет. 
4. Выровняйте центры фигур по вертикали. Для этого:
   • Выделите все фигуры, щелкнув на вкладке Главная в группе Редактирование кнопку со списком Выделить иВыделить все.
   • На вкладке Главная в группе Упорядочить щелкните кнопку со списком Положение и выберите Выровнять по центру. 
5. Выровняйте интервалы между фигурами. Для этого:
   • Выделите все фигуры (если они еще не выделены), щелкнув на вкладке Главная в группе Редактирование кнопку со списком Выделить и Выделить все.
   • На вкладке Главная в группе Упорядочить щелкните кнопку со списком Положение и выберите Интервалы между фигурами — Распределить по вертикали.

Добавление соединителя между двумя фигурами

Чтобы соединить две фигуры на схеме выполните указанные ниже действия.

1. На вкладке Главная в группе Сервис щелкните кнопку Соединительная линия.
2. Наведите указатель мыши на точку соединения фигуры (синий крестик на стороне фигуры), от которого должна быть построена соединительная линия, точка соединения будет выделена в красный квадратик.
3. Прижмите левую клавишу мыши.
4. Протащите линию до точки соединения второй фигуры, к которой должна быть проведена линия.
5. Отпустите клавишу мыши.

Задание 4

Соедините друг с другом фигуры схемы, созданные в ходе выполнения задания 3 (см. Рис. 1.5).

Для этого:

1. На вкладке Главная в группе Сервис щелкните кнопку Соединительная линия.
2. Соедините Оконченную фигуру и Прямоугольник. Для этого:
   • Наведите указатель мыши на нижнюю точку соединения Оконченной фигуры (точка соединения должна быть выделена в красный квадратик).
   • Прижмите левую клавишу мыши.
   • Протащите линию до верхней точки соединения Прямоугольника (точка соединения должна быть выделена в красный квадратик).
   • Отпустите клавишу мыши.
3. Аналогичным образом соедините Прямоугольник и фигуру Ручной ввод.

Добавление текста в фигуры или на страницу

Добавление текста в фигуру

1. Выделите фигуру, в которую нужно добавить текст.
2. Введите нужный текст.
3. Как только будет начат ввод, Microsoft Visio переключит выделенную фигуру в режим редактирования текста. Чтобы добавить еще одну строку текста, нажмите клавишу [ENTER].
4. После завершения ввода щелкните пустую область на странице или нажмите клавишу [ESC].
5. Снова выделите фигуру. В области текста появится маленький желтый управляющий маркер. Перетащите этот маркер, чтобы переместить текст. 

Добавление текста на страницу

1. На вкладке Главная в группе Сервис выберите инструмент Текст.
2. Щелкните пустую область на странице, после чего появится текстовое поле.
3. Введите нужный текст.
4. Чтобы завершить работу с инструментом Текст, на вкладке Главная в группе Сервис выберите инструмент Указатель.

Теперь текстовое поле имеет те же характеристики, что и другие фигуры. Можно выделить это поле и изменить текст, перетащить поле в другую часть страницы или отформатировать текст с помощью групп Шрифт и Абзац на вкладке Главная.

Задание 5

1. Добавьте текст в фигуры (см. Рис. 1.6).
   • В Оконченную фигуру — Управление внутренними аудитами предприятия.
   • В Прямоугольник — Разработка и корректировка программы внутренних аудитов предприятия на год.
   • В фигуру Ручной ввод — Назначение ведущего аудитора и группы аудита для проведения текущих аудитов.
   
   Рис. 1.6. Добавление текста в фигуру

   Для этого:

   • На вкладке Главная в группе Сервис выберите инструмент Указатель.
   • Щелкните фигуру, в которую добавляется текст.
   • Введите текст с клавиатуры.
   • Измените размер шрифта или фигуры так, чтобы текст хорошо размещался внутри фигуры.
2. Добавьте на страницу текст «Начальник отдела качества» (см. Рис. 1.7). Для этого:
   • На вкладке Главная в группе Сервис выберите инструмент Текст.
   • Щелкните пустую область страницы для размещения текста слева от фигуры Прямоугольник.
   • Введите текст с клавиатуры.
   • Отформатируйте текст.
   • Закончите работу с инструментом Текст, выбрав инструмент Указатель.
   • Скопируйте текстовый блок и расположите его напротив фигуры Ручной ввод.

Рис. 1.7. Добавление текста на страницу

Форматирование схем

Чтобы добавить фон в документ, выполните указанные ниже действия.

1. Откройте вкладку Конструктор.
2. В группе Подложки нажмите кнопку Подложки.
3. Выберите нужную подложку. В схему будет добавлена новая фоновая страница (по умолчанию этой странице присваивается имя Фон Visio-1), которую можно просмотреть на вкладках страниц в нижней части области построения схемы (см. Рис. 1.8).
   Рис. 1.8. Вкладки страниц

Чтобы переименовать вкладку страницы выполните указанные ниже действия.

1. Щелкните правой клавишей мыши по переименовываемой вкладке.
2. В открывшемся контекстном меню выберите команду Переименовать.
3. Введите название вкладки. 

Или

1. Выполните двойной щелчок мышью по названию переименовываемой вкладки.
2. Введите название вкладки. 

Чтобы добавить в документ рамку или заголовок, выполните указанные ниже действия.

1. На вкладке Конструктор выберите команду Рамки и заголовки.
2. Щелкните нужный заголовок. 

Заголовок и рамка будут добавлены на страницу фона (по умолчанию этой странице присваивается имя Фон Visio-1). Чтобы изменить заголовок, необходимо внести изменения на странице фона.

1. В нижней части области построения схемы щелкните вкладку Фон Microsoft Visio-1 (см. Рис. 1.8).
2. Щелкните текст заголовка. При этом будет выделена вся рамка, но если начать ввод, будет изменяться текст заголовка по умолчанию.
3. Введите нужный заголовок.
4. Чтобы отредактировать другой текст в рамке, нужно сначала выделить всю рамку целиком, а затем щелкнуть текст, который требуется изменить, и начать ввод. 

Чтобы применить единую цветовую схему и другие эффекты форматирования к схеме, выполните указанные ниже действия.

1. На вкладке Конструктор в группе Темы наведите указатель на различные темы. На странице появится тема в режиме предварительного просмотра.

   Чтобы просмотреть другие доступные темы, нажмите кнопку Дополнительно .

2. Щелкните нужную тему, чтобы применить ее к схеме. 

Задание 6

1. Для схемы, подготовленной при выполнении задания 5, задайте фон «Поток» голубого цвета. Для этого:
   • На кладке Конструктор в группе Подложки щелкните кнопку Подложки и выберите название добавляемого фонаПоток.
   • На кладке Конструктор в группе Подложки щелкните кнопку Подложки, выберите команду Цвет фона и голубой цвет в открывшемся списке цветов. 
2. Переименуйте вкладки страниц:
   • Страница со схемой — Схема аудита;
   • Страница подложки — Фон. 

   Для переименования вкладки страницы выполните по ней двойной щелчок мышью и введите нужное название.

3. Сформируйте рамки и заголовки страниц, используя схему «Эркер». Для этого:
   • На вкладке Конструктор в группе Подложка щелкните кнопку Рамки и заготовки.
   • Выберите схему «Эркер».
   • Щелкните вкладку подложки Фон и измените заголовок: Схема внутреннего аудита предприятия.
   • Примените к схеме тему «Простая тень», выбрав ее на вкладке Конструктор в группе Темы.

Печать схемы

1. Откройте вкладку Файл и выберите команду Печать.
2. Чтобы вывести схему на печать, нажмите кнопку Печать.
3. В диалоговом окне Печать выполните указанные ниже действия.
   • В поле Имя выберите нужный принтер (если он еще не выбран).
   • В группе Страницы укажите диапазон страниц документа для печати.
   • В поле Число копий укажите количество копий, которые нужно напечатать. 
4. Настроив все параметры печати, нажмите кнопку ОК.

Сохранение схемы

Можно сохранить схему как обычный файл Microsoft Visio и работать над ним вместе с другими пользователями, на компьютере которых установлено приложение Microsoft Visio. Кроме того, при сохранении схемы можно выбрать один из множества других форматов непосредственно в диалоговом окне Сохранить как.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите команду Сохранить как, а затем выберите нужный формат в списке Тип файла. 

В зависимости от того, как планируется использовать схему и организовать совместную работу с ней, могут потребоваться разные форматы:

• обычный файл изображения, в том числе в форматах JPG, PNG и BMP;
• веб-страница в формате HTM (файлы изображений и другие файлы ресурсов сохраняются во вложенной папке в том же расположении, в котором сохранен HTM-файл);
• PDF- или XPS-файл;
• чертеж AutoCAD в формате DWG или DXF.

 Задание 7

1. Сохраните схему, подготовленную при выполнении задания 6, в папке Документы в формате Документ (.vsd) под именемСхема внутреннего аудита. Для этого:
   • На вкладке Файл щелкните Сохранить.
   • Выберите папку Документы для хранения схемы.
   • Проверьте установленный тип файла Документ (.vsd).
   • Введите имя файла Схема внутреннего аудита.
   • Щелкните кнопку Сохранить. 
2. Сохраните подготовленную схему в папке Документы в формате PDF под тем же именем. Для этого:
   • На вкладке Файл щелкните Сохранить как.
   • Выберите папку Документы.
   • Задайте тип файла — PDF (.pdf).
   • Щелкните кнопку Сохранить. 
3. Закройте Microsoft Visio.

 Открытие схемы

1. На вкладке Файл выберите команду Открыть.
2. В левой области диалогового окна Открыть выберите диск или папку с документом.
3. В правой области диалогового окна Открыть откройте папку, содержащую нужный документ.
4. Щелкните документ и нажмите кнопку Открыть.

Задание 8

1. Откройте Microsoft Visio (Пуск — Все программы — Microsoft Office — Microsoft Visio 2010).
2. Откройте файл Схема внутреннего аудита.vsd (Файл — Открыть…).
3. Внесите изменения в схему (см. Рис. 1.9).
4. Сохраните и закройте документ.

Источник: http://www.intuit.ru